Los procesos internos en una empresa son muy importantes para lograr los objetivos establecidos, este conjunto de tareas y actividades son realizadas por equipos o de manera individual incluso, el objetivo de dichos procesos puede ir desde medir el rendimiento de los colaboradores, hasta la reducción de costos o la mejora de calidad en la operación.
Estos son algunos ejemplos de procesos que puedes mejorar dentro de una empresa:
- Metricas de calidad
- Rendimiento de producción de los colaboradores
- Capacitaciones y Up-trainings
- Comunicación empresarial
El equipo gerencial debe ser quien de el siguiente paso para implementar la mejora de los procesos, sin embargo, se requiere ayuda de todos para poder iniciar con el proceso, el cual inicia con la detección de ineficiencias por medio del análisis de resultados, revisión constante de métricas o incluso puede surgir desde una necesidad por poder mantenerse a flote frente a la competencia.
Los procesos desactualizados y una mala organización pueden afectar la operación de tu negocio, estos problemas impactan desde tus resultados financieros hasta, el ambiente laboral.
La falta de la mejora de procesos tiene consecuencias que puedes empezar a detectar demasiado tarde, así que, si tu empresa tiene alguno de los siguientes puntos, es mejor que pongas atención a ello:
Falta de comunicación: La comunicación en una empresa es vital, empresarialmente existen muchas vías y herramientas como correo electrónico, tableros, Microsoft Teams, videollamadas, etc. Si ya detectaste que tu equipo tiene poco movimiento en las plataformas de comunicación de tu empresa, ya tienes tarea que hacer.
Errores constantes: Otra consecuencia de la falta de procesos internos es la constante en ver errores de tus colaboradores, pueden venir desde el desconocimiento en la ejecución de las herramientas de trabajo o la mala actitud al momento de tener que realizar las tareas provocados por inconformidad.
Desventaja competitiva: El no tener procesos establecidos o una planeación correcta, puede dejarte fuera de la pelea contra la competencia provocado por incumplimiento de metas y resultados bajos.
Pérdida de recursos: Todo esto se puede ver reflejado en las finanzas de tu empresa, pues la perdida de oportunidades y el incumplimiento de metas originadas por la falta de procesos causa una pérdida monetaria a tu empresa.
El estructurar tus procesos internos puede parecer una tarea complicada, en este blog te brindaremos los pasos para estructurar de manera adecuada tus procesos y te daremos algunas recomendaciones que puedes implementar para que este tenga el éxito que deseas.
- Detecta el problema o la necesidad: El tener bien presente cual es el área de oportunidad a mejorar ayuda a hacer más fácil el camino hacia la mejora de este, revisa bien tus métricas, incluso la voz de tus colaboradores es una herramienta muy importante para iniciar.
- Establece objetivos: Una vez que detectaste el problema, pregúntate que quieres lograr una vez resolviéndolo, que tanto ayudará a la operación y como lo hará, así podrás sacarle el máximo provecho a la solución.
- Reúne tus herramientas y a tu equipo: El saber cuáles son las herramientas bajo tu control y cuáles son las personas con las que cuentas para resolver el problema hará que la planificación para la estructura y su ejecución estén en óptimas condiciones.
- Planifica y estandariza el proceso: Utiliza tus herramientas de trabajo para establecer los pasos a seguir, revisa las tareas que toman más tiempo o que suelen repetirse, estandariza los pasos para que tengan una ejecución más sencilla y capacita correctamente a tu gente para que todos estén en el mismo canal.
- Comunica las expectativas: Antes de lanzar el proceso, comunícate con tu equipo para que les platiques que es lo que esperas de ellos y del proceso a seguir y como será un beneficio para todos.
- Supervisa constantemente: Bien dicen, tarea mal ejecutada, tarea mal supervisada, este paso no significa que tengas que ordenar simplemente, muestrales tu apoyo y brinda consejos para que los pasos sean mejor ejecutados con frecuencia.
- Metas orientadas a la mejora continua: Una vez que los objetivos se empiecen a cumplir, es bueno ir aumentando constantemente la meta a alcanzar, esto ayudará a evitar un estancamiento e incentivará en tu equipo un reto constante, por lo que habrá tanto crecimiento en resultados, como en rendimiento.
Herramientas recomendadas.
Existen diversas herramientas y metodologías que te ayudarán a mejorar la estructura de tus procesos internos, estas van desde la identificación del problema hasta la forma en la que se comunica tu equipo, algunas son:
- Diagrama de Ishikawa: En 1943 Kaoru Ishikawa creó esta herramienta visual con el fin de identificar la causa raíz de un problema, también es conocido como diagrama de pescado debido a su forma de esqueleto de pescado, algunos beneficios que tiene el usar esta herramienta es la identificación de soluciones, fácil comprensión de un proceso de mejora y te puede servir como punto de partida en tu estructura de proceso interno.
- Árbol de objetivos: Su objetivo es transformar las causas y efectos de los problemas en medios y soluciones, una vez que tengas tu problema bien identificado, esta estructura ayudará a definir bien que quieres lograr dentro de tu equipo y cuáles son los objetivos de mayor conveniencia.
- Diagrama de Gantt: Esta herramienta no es más que un cronograma visual, esto ayudará mediante barras horizontales a definir los encargados de cada tarea, el periodo de tiempo definido de la misma y la descripción, gestionar tu proyecto con esta herramienta visual facilitará a tu equipo quien es el encargado de cada tarea
En cuanto a aplicaciones que puedes utilizar dentro de tu proyecto son:
- Notion
- Microsoft Teams
- Zoho
- Asana
- Hubspot
Metodologías recomendadas:
- Lean Six Sigma: Es una combinación entre el modelo fundado por Motorola en los años ochenta (Six Sigma) y el desarrollado por Toyota (Lean management), el objetivo es la mejora de los procesos por medio de la estadística y el análisis de datos para obtener mayor calidad en los procesos y la reducción de pérdidas.
- Kaizen: Surgido como consecuencia de la Segunda Guerra Mundial en Japón, esta tiene como objetivo buscar mejoras en las actividades o los procesos constantemente, este método ayuda a obtener mejores resultados, reducir el mal desempeño y se obtienen resultados a corto, mediano y largo plazo, por lo general, se suele complementar con el análisis de resultados de manera constante para medir el desempeño y buscar siempre como mejorar.
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